Как да изготвим списък с документи?

Anonim

Как да направите списък с документи?

В процеса на работа в офиса в предприятието може да има нужда от служител или мениджър да оформят списък на документите. Какви са правилата за съставянето му? Как да направите опис на документите по най-правилния начин?

Можем да изучим този въпрос в следните аспекти:

Съдържание на статията

  • Общи изисквания за инвентаризация
  • Сортове на запасите

Нека започнем с първия абзац.

Общи изисквания за съставяне на списък на

Изготвяне на списъка на документите - процедура запознати, най-вероятно, на всеки опитен руски, документ, секретарка, специализиран персонал или, например, счетоводител. В Руската федерация обаче има много малко официални източници на закони, които биха определили критериите, които трябва да се спазват от служител на предприятието при работа с източници в подходящия формат.
Това е най-вече ведомствени нормативни актове - като, например, Поръчка на Федералната миграционна служба на Русия № 218 от 23-ти април 2013, която съдържа насоки за разработване на запасите от случаи (я четете тук - // WWW гарант .. en / продукти / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Много предприятия разработват вътрешни корпоративни критерии, често различни от тези, включени в правни актове, подобни на Заповед № 218 (това е възможно, тъй като тяхната правна сила се простира само до отделни отдели).

Колко правилно да се направи опис на документи в съответствие с маркирания източник, който е одобрен Rosarkhiv, както и практически препоръки от експерти? Препоръчително е да се придържате към по-горе алгоритъм:

, за да бъде издаден документ, трябва да бъде на бланка на компанията (ако не е необходимо да се на страницата дори показва името на компанията);

  • следва да има заглавие на страницата за рекламни места, което отразява спецификата на документите, които са включени в съответния списък;
  • информация за източниците да бъдат направени в описа, че е необходимо да се регистрирате в табличен вид (в нейната структура трябва да присъстват най-малко тези колони като сериен номер, името на документа и броя на листа, и ако е необходимо - Дати, срок на годност, бележки) ;
  • под таблицата, информацията трябва да бъде отразена в броя на отделни документи или групи от такива документи (например случаи), които са вписани в инвентара;
  • , съответстваща на лист със списък от източници трябва да бъдат заверени от подписите на директора на фирмата, както и експерти, които са отговорни за точността на изготвянето му - например, началник на кабинета;
  • е необходимо да се определи датата на съставяне на описа;
  • допустимостта на въвеждане с букви номера (съдържаща буквата отдясно на серийния номер на цифри, който съвпада с този, който се отнася до предишния документ в списъка - слагам, когато е невъзможно да се определи действителната последователност на текущия брой на източника), трябва да се съгласува с по-високи структури - например, ако е за циркулацията на документите в правителствения отдел.
  • Описът трябва да бъде направен в 2 екземпляра. Първият във всички случаи остава в архивите на дружеството, а вторият, ако е необходимо, се изпраща на други организации - партньорства, инспектори или по друг начин заинтересовани от проверката на съответния списък с документи.

на съдържанието на ↑

Разновидности на запасите

Така че изучавахме теоретичния аспект на изготвянето на инвентаризациите. Нека сега изучаваме някои практически примери за формиране на документи.

В практиката на руската служба да може да бъде разделена на 3 вида запаси:

придружаващ (използва за прехвърляне на документи от една организация към друга);

  • вътрешна (включва подробна информация за групирани документи - например в един случай);
  • архив (приема прехвърлянето на набор от документи или техните групи - по избор, в архивите на организацията).
  • Нека проучим техните специфики.

Sample попълнено придружаващ опис може да изглежда така:

кликнете върху изображението, за да уголемите

Видяно добавки документ, така че източниците, които са изпратени от работодателя на пенсионен фонд, както и да включват информация за плащането на сумата от награди и вноски.

форма вътрешен опис може да изглежда по следния начин:

кликнете върху изображението, за да уголемите

Предполага се, че тя ще осигури подробна информация за всеки документ, включени в групата на източници, които са обединени от определена функция.

Формата на архивната инвентаризация може да изглежда по следния начин:

По принцип нейната структура може да бъде много подобна на тази, която характеризира вътрешната инвентаризация. Във въпросния документ обаче по правило се разрешава да се включат групи от източници - например случаи. Във вътрешната инвентаризация на свой ред се очаква документите да бъдат по-конкретни.