5 метода за поставяне на цели: всичко е ясно и направено навреме

Когато задачите не се изпълняват, често е виновен не само този, който ги е свършил, но и този, който ги е поставил. В крайна сметка качеството и ефективността на изпълнението директно зависят от правилната настройка. Не са приложили инструкции, не са обяснили целите и очакваните резултати, не са им дали инструментите - така че служител или изпълнител не е успял да направи всичко както трябва.

Трудността е също така, че често е трудно да се прецени каква информация, данни и инструменти са необходими на изпълнителя от позицията на режисьор. За първия изглежда, че всичко е очевидно, но за втория не е така. За да избегнете това, можете да използвате техники за задаване на задачи, които ви помагат да подредите нещата, да не пропускате нищо важно и да увеличите шансовете си за успех. В статията ще разгледаме 5 такива метода с примери.

SMART

Един от най-популярните подходи, който ви позволява да съберете цялата необходима информация и да формулирате задачата възможно най-ясно и разбираемо. Първоначално се използва за поставяне на цели, но е подходящ и за задачи.

Буквите на абревиатурата показват критериите за правилно поставена задача:

• Specific - специфичен;
• Измерими;
• Постижимо;
• Уместно – значимо;
• Ограничен във времето - ограничен във времето.

Важно е задачата да отговаря на всичките пет критерия

Пример. Да предположим, че клиент трябва да получи повече трафик от контекстна реклама по време на високия сезон - новогодишните празници. За да направи това, той поставя задачата на изпълнителя - изпълнител на контекстна реклама. За да отговаря на критериите SMART, може да се формулира по следния начин:

Увеличете рекламния трафик с 20% до 31.12.22 г., като стартирате YAN и рекламирате в рекламната платформа на Telegram.

В тази формулировка задачата е:

• specific - показва какъв резултат трябва да получите и по какъв начин;
• измерим - посочен е процентът, с който трябва да увеличите трафика;
• постижимо – като се има предвид, че YAN и Telegram Ad Platform все още дори не са стартирани;
• значително – за компанията е важно да получава повече трафик на сезон, за да увеличи максимално печалбите;
• ограничено във времето - срокът е посочен.

Прочетете повече за SMART тук.

TOTE

Моделът е насочен към поставяне на задачи за програмисти, тъй като работи на принципите на алгоритъм, но е подходящ и за взаимодействие със служители и контрагенти от други специалности. Особено полезно за работа с начинаещи, тъй като излага задачата и процеса на работа върху нея на рафтовете.

За разлика от метода SMART, тук буквите на абревиатурата показват не критериите, а главите от ТЗ и отчасти етапите на работа по задачата:

• Test1 - какъв резултат трябва да получите или какво точно да направите;
• Операция - какви действия трябва да се извършат, за да получите резултата;
• Тест2 - как ще разберем, че вървим към резултата;
• Изход - как ще разберем, че сме постигнали резултата.

Този подход помага на изпълнителя да разбере по-добре задачата, защото показва как да постигнете резултата и да сте сигурни, че получавате точно това, от което се нуждаете.

Ясен алгоритъм за поставяне на проблема за TOTE

Пример. Специалист по контекстна реклама взе начинаещ за помощник и реши да започне практиката с най-простото, например с съставяне на реклами. Такава задача, зададена от TOTE, може да изглежда така:

Подгответе реклами за рекламната кампания на Atelier.

T1: Необходимо е изготвяне на реклами в съответствие с концепцията, съгласувана с клиента (във файла) съгласно шаблон (приложен) и нашите правила (в контролния списък). Рекламите трябва да съдържат две заглавия, текст, връзки към сайта и показвани връзки.

O: Списък със задачи:

Разгледайте концепцията и контролния списък за създаване на реклами;

Копирайте ключови фрази в шаблона и попълнете всички полета за всяка;

Проверете рекламата според контролния списък и за съответствие с ограниченията на Yandex.Direct;

Съгласете резултата.

T2: За да не преработвате, направете всичко в тази последователност.

E: Резултатът ще бъде завършен и одобрен шаблон, готов за качване в Yandex Direct.

HD-RW-RM

Методът ви позволява да дадете на изпълнителя цялата необходима информация, без да забравяте нищо важно. Отчасти се припокрива със SMART, но взема предвид не критериите, а информационните блокове на TK.

Буквите на съкращението показват раздели от шаблона, според които е удобно да се попълни задачата:

• Header - заглавието, отговаря на въпроса "Какво трябва да се направи";
• Description - описание, потапя в контекста на задачата и подробности;
• Резултат – резултат, описва критериите, по които ще определим, че задачата е изпълнена;
• Път - път, може да покаже откъде да започне или да съдържа ясен алгоритъм с контролни точки;
• Redline - време и приоритет, задава крайни срокове и показва колко важна е задачата;
• Мотивация - мотивация, обяснява защо доставчикът, изпълнителят и другите заинтересовани служители се нуждаят от резултата.

Основната разлика от другите методи е в блока "Мотивация". Разбирайки защо това е необходимо, изпълнителят може да подходи към задачата по-отговорно.

Шаблон за задаване на такива задачи може да изглежда така

Пример. Малък екип от PPC специалисти се разраства и за да се мащабирате безболезнено и да поддържате нивата на качество на всеки проект, вие нужда от стандартизиране на процесите.Мениджърът възлага на един от най-опитните членове на екипа задачата да опише процеса на създаване на кампания в Yandex Direct. Важно е да се вземат предвид всички нюанси, тъй като приходите на целия екип като цяло и на всеки специалист поотделно могат да зависят от яснотата на процесите.

Проектиран според метода HD-RW-RM, проблемът може да изглежда така:

Стандартизиране на настройките на кампанията в Yandex Direct.

Задачата е важна, защото влияе на репутацията и печалбата, но служителят е опитен, така че не е необходимо да описва целия процес стъпка по стъпка.

Между другото, можете да получите повече печалба от контекстна реклама не само чрез увеличаване на клиентската си база, но и чрез партньорски програми. Например членовете на партньорската програма click.ru получават до 15% от рекламния оборот на клиентите.

ЯСНО

Методът е разработен от канадския бизнес треньор и гребец Адам Крийк като алтернатива на модела SMART. За разлика от това, CLEAR ви позволява да задавате по-гъвкави задачи, които могат да се променят в зависимост от обстоятелствата.

Буквите на абревиатурата показват критериите, на които трябва да отговаря една правилно формулирана задача:

• Collaborative - работа в екип, мотивира служителите да работят заедно;
• Limited - ограничен, по аналогия на SMART - постижим и ограничен във времето;
• Emotional – емоционален, интересен за изпълнителите;
• Достъпен – достъпен, може да бъде разделен на малки подзадачи;
• Refinable - гъвкав, може да се променя по време на изпълнение.

Първият критерий предполага, че методът е най-добре да се използва, когато трябва да възложите задача на няколко служители или група изпълнители, в противен случай няма смисъл.

Критериите са различни, принципът е един и същ

Пример. Системите за контекстна реклама редовно пускат актуализации и нови инструменти. За да остане в тенденция и да не губи клиенти, отделът за контекстна реклама реши да постави редовна задача за всички специалисти: месечни актуализации за проучване, проверка за кои проекти могат да бъдат полезни и изпращане на предложения за оптимизация на клиентите.

Ето как да формулирате този проблем според CLEAR:

Изпращайте оферти до клиентите за свързване на нови рекламни системни инструменти до 10-то число на всеки месец.

Значи отговаря на методологията:

• екип - задачата е поставена за целия отдел, служителите могат да си помагат взаимно да разберат актуализациите и да правят предложения;
• ограничено - постижимо е и има срокове (до 10-ти);
• емоционален - надхвърля стандартните процеси и ви позволява да покажете своите умения и знания в маркетинга;
• достъпен - може да бъде разделен на подзадачи: изучаване на актуализации, анализиране на проекти в ход и др.;
• гъвкав - в един месец Yandex Direct пуска актуализации една след друга, в друг - едва променя нещо малко по малко.

БЪРЗ

Друга алтернатива на метода SMART, разработен от Масачузетския технологичен институт. Тази техника също е фокусирана върху работата в екип и амбициите на изпълнителите, така че едва ли е подходяща за обикновени задачи като събиране на семантика или анализ на сайтове в YAN.

Както в SMART и CLEAR, буквите от съкращението показват критериите на задачата:

• Често обсъждана - често обсъждана, задачата постоянно се говори в екипа, за да не се изпуска от поглед;
• Амбициозен – амбициозен, изпълним, но не твърде лесен за вдъхновяване на изпълнителите да постигнат повече;
• Specific - специфичен, по аналогия със SMART;
• Прозрачен - прозрачен, самата задача и целта, за постигането на която трябва да се изпълни са видими за целия екип.

Методологията помага за поставяне и работа със задачи, които са важни за компанията или проекта, така че да останат на фокус и да се изпълняват ефективно.

Може би можете да избирате между SMART, CLEAR и FAST в зависимост от вида и важността на задачата, както и от това към кого е адресирана

Пример. Агенцията реши да повиши нивото на обслужване на клиентите чрез по-прозрачни и разбираеми отчети за контекстна реклама. Отделът е изправен пред глобална задача: да избере правилния инструмент и да прехвърли цялата клиентска отчетност към него.

Според FAST проблемът може да се формулира по следния начин:

Да се ​​избере и внедри до 1 декември система за визуализация на данни с възможност за изграждане на динамични отчети за контекстно рекламиране, за да направи отчетите по-бързи за специалистите и по-разбираеми за клиентите.

Да преминем през критериите:

• често обсъждана - задачата засяга всички служители на отдела, така че ще бъде обсъдена;
• амбициозно - не е лесно, защото е глобално, но изпълнимо;
• specific – показва желания резултат (динамични отчети в системата за визуализация на данни);
• прозрачен - всички служители разбират какво да правят (избират и прилагат) и защо е необходимо (ускоряват процесите и правят отчетите по-ясни).

7 полезни инструмента за поставяне на цели

От вас зависи да изберете един метод и да го усъвършенствате или да използвате различни методи за поставяне на задачи с различна сложност за служители от различни нива.Във всеки случай всички задачи трябва да бъдат фиксирани някъде. Затова споделяме селекция от мениджъри на задачи, в които можете да задавате задачи за всяка от тези методологии. Изберете според нуждите и размера на вашия екип:

1. Trello
2. Wrike
3. Асана
4. ActiveCollab
5. Todoist
6. Битрикс24
7. PlanFix