11 функционални инструмента за проследяване на времето: кой да изберете

Често срещана ситуация за много агенции: поели сте 10-часов проект с плащане от 5 хиляди рубли. в един часа; след завършване на проекта сте получили 50 хиляди рубли. Но наистина ли сте прекарали 10 часа в това вместо 12 или 15 часа? Без специална програма няма да можете да оцените ефективността на вашия екип и рентабилността на проекта. За обективна оценка на ситуацията ви е необходим инструмент за проследяване на времето.

Какво представляват тракерите за време, какво представляват и как се различават - ще говорим за това в статията. В края - сравнителна таблица на 11 услуги за проследяване на времето.

Какво представляват инструментите за проследяване на времето

Програми за проследяване на времето са програми, които показват колко време е необходимо за изпълнение на задача на един човек или екип от изпълнители.

Проследяващите време са инсталирани на компютри и смартфони. Някои услуги предлагат облачни решения.

Проследяващите време решават следните задачи:

• наблюдение на времето за задачи, проекти, изпълнители;
• разкриване на слабите места на екипа, посочване на кои проблеми се отделя най-много време за решаването им;
• оценява производителността на участниците в проекта.

Освен проследяване на времето, инструментите за проследяване на времето контролират трафика на сайтове и приложения, правят екранни снимки, интегрират се с други програми, изчисляват заплати и т.н.

Проследяващите време са добро решение за компании, чиито служители работят от разстояние. Ще намерите още повече лайфхакове за организиране на дистанционна работа в нашето ръководство „Как да управлявате екип от разстояние и да не полудеете: услуги и лайфхакове.“

Проблемът е, че не всички тракери за време имат достатъчна функционалност: някои не могат да свържат повече от 500 участници, други не наблюдават програми и сайтове, посещавани от служители през работния ден, трети не позволяват настройка на акаунти .

Прегледахме най-функционалните програми за проследяване на времето с руски и английски интерфейси. Анализирахме техните възможности, предимства и недостатъци, както и ценовата политика.

Проследяващи времето с английски интерфейс

Превключване на песен

Toggl Track е една от най-популярните услуги за проследяване на времето. Подходящ за проследяване на активността на един човек или екипи.

Проследяване на времето се предлага като:

• десктоп програма (за Windows, Linux, macOS);
• разширение за браузър (Chrome, Firefox);
• мобилно приложение (Android, iOS).

Toggl Track се интегрира с Trello, GitHub, JIRA, Asana и др. Това ви позволява бързо да добавяте задачи към инструмента за проследяване на времето, които вече се използват. Можете също да импортирате задачи директно от сайта.

Тест период - 14 дни. Понастоящем потребителите имат достъп до всички първокласни функции на инструмента за проследяване на времето. След това можете да свържете безплатния план и да използвате Toggl безплатно. В този случай можете да свържете до 5 участници към системата, да добавите неограничен брой задачи и проекти.

Свързването на премиум план струва $9. САЩ на месец на участник. Пакетната цена включва годишно отчитане, качване на файлове с тегло до 100 Mb, възможност за избор на любими и свързване на неограничен брой участници в проекта.

Цялата информация за текущи и завършени проекти се показва на таблото със задачи:

Превключване на функции:

• генерира отчети за времето по проекти;
• поставя времеви клейма;
• позволява да зададете права за достъп;
• поддържа функцията за изпращане и получаване на известия;
• издаване на фактури.

Недостатъци на Toggl:

• не се съхраняват записи на посещения на сайта;
• екранните снимки не са налични;
• няма заплати.

Отметка

Tick - проследяване на времето и разходите. Отличителна черта на услугата е, че плащането се извършва не за един участник, а за екип.

Проследяване на времето се предлага като:

• Разширение за Chrome;
• десктоп версия (macOS, Windows);
• мобилно приложение (iOS, Android, Apple Watch).

Интегрира се с Asana, Trello, Basecamp, QuickBooks, Zapier.

Безплатен пробен период - 30 дни. След това можете да свържете един проект безплатно. Налична интеграция на Basecamp.

Tick следи проекти и задачи в реално време. За да стартирате инструмента за проследяване на времето, трябва да дадете име на проекта, да зададете задача, да посочите времето за нейното изпълнение и да натиснете бутона "Въведете час". След това започва обратното броене.

Характеристики на Tick time tracker:

• генерира отчети за проекти, задачи, отделни участници и групи работници;
• поставя времеви клейма;
• изчислява заплати;
• поддържа функция за таксуване.

Недостатъци:

• не следи данни за посещения на сайтове и работещи програми;
• не можете да правите екранни снимки от екрана;
• няма настройка за права за достъп и известия;
• няма настройка за разрешение.

Разписания

Timesheets - услуга за проследяване на времето за малки и средни фирми. Не е подходящо за много големи компании, тъй като не повече от 500 участници могат да бъдат свързани към системата.

Проследяване на времето се предлага като:

• десктоп програма (macOS, Windows);
• мобилни приложения (iOS, Android);
• приложение за Apple Watch.

Интегрира се само с QuickBooks (уеб-базирана услуга за автоматизиране на счетоводството за малки фирми и свободни професии).

Безплатен пробен период - 30 дни. По това време се отваря достъп до всички функции на услугата.

Има безплатен план за фрийлансъри. Платените планове плащат на потребител. Например стандартният пакет струва $4,50. САЩ за 1 потребител.

Услугата ви позволява да следите времето на участниците в проекта за заплати и фактуриране. За всеки служител се извършва почасово наблюдение на изпълнението на задачите. Можете да ги разгледате в секция "Моята карта":

Характеристики на графиките:

• събира статистика и генерира отчети в реално време;
• създава екранни снимки на служители;
• поддържа задаване на права за достъп;
• изчислява заплати;
• позволява да задавате различни ставки на заплащане за различни работни места.

Недостатъци:

• без многофакторно удостоверяване;
• не поддържа записи на отворени сайтове и програми;
• не поддържа таксуване;
• не е подходящ за големи кампании;
• интегрира се само с услугата QuickBooks;
• не поддържа записи на посетени сайтове и отворени програми.

OfficeTime

OfficeTime - проследяване на времето за малък бизнес и офлайн работа.

Проследяване на времето се предлага като:

• десктоп приложение (за Windows 10 и по-нова версия, за iOS 13 и по-нова версия);
• мобилно приложение за iPhone;
• приложение за Apple Watch.

Безплатен пробен период - 21 дни. По-нататъшното използване на приложението се заплаща - 3842, 26 рубли.

OfficeTime следи времето по клиент или проект. Определя времето за престой в работата на участниците в проекта. Можете да добавите данни за проекта, почасова ставка и време, определено за изпълнение на задачата към сесиите.

Функции на OfficeTime:

• поддържа офлайн проследяване;
• следи престой;
• следи заплатите;
• съставя отчети;
• позволява да зададете различна ставка за различни видове работа;
• издаване на фактури.

Недостатъци:

• не е подходящ за големи компании поради ограничена функционалност;
• не можете да правите екранни снимки от екрана;
• не следи сайтове и програми на компютрите на служителите;
• без контрол на достъпа;
• няма интеграция с CRM и програми за управление на проекти.

Навременно

Timely е автоматичен инструмент за проследяване на времето за фрийлансъри и екипи от всякакъв размер.

Проследяване на времето се предлага като:

• десктоп програма (Windows, macOS);
• мобилно приложение (iOS, Android);
• приложение за Apple Watch.

Интегрира се само с една услуга за управление на задачи - Todoist.

Безплатен пробен период - 14 дни. По-нататъшното използване на инструмента за проследяване на времето се заплаща. Минимум - 10 долара. САЩ на потребител (стартов план). За тези пари можете да свържете 3 екипа и да управлявате 50 проекта. Премиум пакетът е подходящ за управление на неограничен брой проекти.

При закупуване на пакет от услуги за една година има 30% отстъпка.

Timely ви позволява да създадете работен план за деня, седмицата, месеца. При добавяне на задача услугата предлага подходящи тагове и етикети.

Навременни функции:

• позволява да зададете права за достъп;
• определя времето на бездействие и активна работа на участниците в проекта;
• подходящ за големи кампании;
• изчислява заплатите.

Недостатъци на Timely:

• без безплатен план;
• не поддържа таксуване;
• не можете да правите екранни снимки от екрана;
• не проследява отворени програми и уебсайтове.

Часа

Hours е уеб приложение за проследяване на времето. Подходящ за фрийлансъри и малки компании.

Проследяване на времето се предлага като:

• уеб версия;
• мобилно приложение (iOS).

Безплатен пробен период - 14 дни.

Проследяването на часове може да се използва безплатно за лична употреба. За да направите това, изберете тарифен план "Личен". Позволява ви да свържете един участник и да използвате таймера без ограничения.

За кампании цената на свързване на един участник струва $8. САЩ на месец. Годишният пакет струва - 80 долара. САЩ. За тези пари компанията може да следи времето, прекарано по клиенти, проекти и задачи, да получава разширена отчетност, да издава фактури и т.н.

Hours поддържа функцията "Timeline", която ви позволява да следвате графика на задачите и да попълвате празнините в графика:

Характеристики Часове:

• ви позволява да свързвате неограничен брой потребители;
• генерира отчети и анализи;
• издаване на фактури;
• следи заплатите;
• поддържа известия;
• позволява да изберете различни цветове за клеймото за време.

Недостатъци на работното време:

• не се интегрира с други услуги;
• не предоставя информация за отворени сайтове и работещи програми;
• не прави екранни снимки;
• не поддържа многофакторно удостоверяване.

Проследяващи времето с руски интерфейс

Kickidler

Kickidler е десктоп програма за наблюдение и записване на работното време на служителите.

Time Tracker се предлага като десктоп приложение (Windows, macOS и Linux). Интегрира се само с Bitrix24.

Kickidler разработи отделни софтуерни решения за службата за сигурност, IT сферата, управлението на KPI на служителите, контрола на компютърните класове и домашния компютър.

Безплатен пробен период - 14 дни. Без телефонен номер във формата за регистрация, продължителността на пробния период се намалява на 7 дни.

Налична е безплатна версия на Kickidler с намалена функционалност. Максималният брой участници, свързани към инструмента за проследяване на времето, е 6 души.

Получаването на достъп до всички функции на Kickidler струва 600 рубли. на месец на член. За тези пари се осигурява пълен контрол върху компютъра. Ако плащате на Kickidler за една година, тогава връзката на един участник струва 275 рубли. на месец.

Kickidler следи активността на участниците в проекта. Показва в контекста на деня продуктивно прекарано време, непродуктивно време, време на празен ход, общо време, прекарано на работа. Можете също да проследите първата и последната активност на участниците.

Характеристики на Kickidler:

• контролира времето и графика на проектите в контекста на един служител и целия екип;
• поставя времеви клейма;
• записва натискания на клавиши (keylogger);
• създава екранни снимки;
• събира данни за посещения на сайтове и работещи програми.

Недостатъци на Kickidler:

• интегрира се само с Bitrix24;
• не поддържа контрол на достъпа;
• не поддържа функции за заплати и фактуриране.

TMetric

TMetric е услуга за проследяване на времето, подходяща за фрийлансъри и малки екипи. Ограничението за броя на участниците, свързани с TMetric, е 200 души.

Проследяване на времето се предлага като:

• разширение за браузър (Opera, Google Chrome, Mozilla, Safari, Microsoft Edge);
• десктоп програма (Windows, macOS, Linux);
• мобилно приложение (iOS, Android).

Интегрира се с Jira, Trello, MS Office, Asana, GitHub, Freshdesk, YouTrack, Bitrix24, Google Docs и 40 други системи за управление на клиенти и управление на проекти.

Безплатен пробен период - 30 дни. Услугата може да се използва безплатно (тарифен план "Безплатен"). Можете да свържете до 5 души максимум.

В платените тарифни планове плащането се взема за връзката на един участник. Например цената за свързване на план "Професионален" за 1 човек струва $7. САЩ на месец.

В TMetric можете да задавате задачи, да наблюдавате активността на участниците, да генерирате отчети за проекти, задачи, екипи, да управлявате проекти и клиенти, да издавате фактури.

Тметрични възможности:

• съхранява записи на посещения на сайтове и работещи програми;
• създава екранни снимки;
• достъпна настройка за права за достъп;
• изчислява заплати и издава фактури;
• дава достъп на неограничен брой потребители;
• ви позволява да управлявате неограничен брой проекти и задачи.

Недостатъци:

не поддържа многофакторно удостоверяване, което увеличава риска от изтичане на информация.

Доктор на времето

Time Doctor - програма, която следи работното време на участниците в проекта в реално време.

Можете да свържете неограничен брой потребители към Time Doctor. Ето защо този инструмент за проследяване на времето е подходящ за големи компании.

Проследяване на времето се предлага като:

• десктоп програма (macOS 10.7 и по-нови, Windows XP и по-нови, почти всички версии на Linux, Chromium OS);
• разширение за браузър (IE, Firefox, Safari, Chrome).

Time Doctor се интегрира с Bitrix 24, Asana, Jira, Todoist, GitHub, Slack, Zapier и 15+ други услуги.

Безплатен пробен период - 14 дни. По-нататък - 9, 99 долара. САЩ на потребител на месец.

Time Doctor има удобен контролен панел. Показва колко е работил всеки участник през работния ден и какво прави в момента.

Възможности:

• позволява на клиентите да отварят безплатен достъп за преглед на отчети и екранни снимки;
• създава екранни снимки;
• изчислява заплати;
• поддържа заплати чрез PayPal, Payoneer, TransferWise;
• съхранява записи на отворени сайтове и приложения.

Недостатъци:

• без безплатен пакет след края на пробния период;
• не поддържа многофакторно удостоверяване.

CrocoTime

CrocoTime е система за проследяване на времето, която събира данни в реално време за работата на всеки участник в проекта. Подходящ за големи кампании. Позволява свързване на до 5000 потребители.

Проследяване на времето се предлага като:

• облачна версия;
• десктоп програма (Windows, macOS, Linux).

За събиране на данни на компютъра на всеки потребител е инсталиран модул за събиране на статистика.

CrocoTime се интегрира с CRM системи и услуги за анализ от край до край, включително Roistat, Bitrix24, Virtual PBX, amoCRM, retailCRM. Интегрирането с тези услуги ви позволява да следите срещи и телефонни разговори, ако компанията използва проследяване на обаждания.

Безплатен пробен период - 14 дни. Освен това използването на облачната версия струва 250 рубли на месец на потребител. Цената на локалната версия се изчислява индивидуално.

CrocoTime прави снимка на работния ден в контекста на целия екип и всеки служител поотделно. Отчетът показва колко време е изразходвано продуктивно. Отчетът също така записва извънредния труд, който се взема предвид при изчисляване на заплатите.

Възможности на CrocoTime:

• събира данни за посетени сайтове и отворени програми;
• създава автоматични графици за записване на работата на служителите;
• прави екранни снимки;
• интегрира се с външни системи за анализ, услуги за проследяване на обаждания;
• поддържа многофакторно удостоверяване за предотвратяване на изтичане на информация;
• анализира ефективността на личната и съвместната работа.

Недостатъци:

• без безплатен план;
• услугата не поддържа заплати;
• не може да издава фактури.

Monitask

Monitask е система за проследяване на времето, състояща се от приложение за компютър и сървър. Последният съхранява екранни снимки, отчети, информация за служители и др.

Time Tracker се предлага като настолно приложение за Windows.

Не поддържа интеграция с други външни услуги и програми.

Безплатен пробен период - 10 дни. След това можете да използвате безплатната версия на Monitask. Позволява ви да свържете един служител, да следите времето и да правите до 6 снимки на час.

Версията "Професионална" струва 299 рубли. на месец на служител. Подходящо, ако трябва да получите пълен достъп до функциите на Monitask.

На главната страница Monitask показва всички участници в проекта и тяхната активност през деня. Под името на всеки служител е посочен статусът: „онлайн“, „последно влизане преди 19 часа“ и др. Срещу всеки служител има скрийншот от неговия екран. Платената версия на Monitask прави 30 екранни снимки на час.

Характеристики на Monitask:

• събира информация за работещи програми и уебсайтове;
• поддържа автоматично проследяване на времето;
• прави екранни снимки от екрана;
• поставя времеви клейма;
• създава отчети и събира анализи;
• ви позволява да свържете неограничен брой потребители.

Недостатъци:

• не поддържа таксуване;
• няма интеграция с други услуги.

Сравнителна таблица на услугите за проследяване на времето

Всички разглеждани услуги за проследяване на времето предоставят безплатен пробен период. Освен това повечето от тях имат безплатен план с ограничена функционалност. Изключение - OfficeTime, Timely, Time Doctor, CrocoTime.

За фрийлансърите не е толкова важно с кои системи се интегрира инструментът за проследяване на времето, дали поддържа функцията за отчитане на заплати и фактуриране. Следователно услуги като Kickidler и Monitask са подходящи за проследяване на собственото ви време - те имат интерфейс на руски език и са безплатни.

TMetric е оптималното решение за малки компании. Това е единствената услуга, която получи плюсове по всички оценени параметри. Но повече от 200 души не могат да бъдат свързани с него.

Големите компании трябва да обърнат внимание на Time Doctor. Неограничен брой участници могат да бъдат свързани към този инструмент за проследяване на времето и също така поддържа всички функции, които са важни за компанията.

Преди да изберете конкретна услуга за проследяване на времето, погледнете таблицата за сравнение. Тук са събрани възможностите на разглежданите услуги.

Повишаване на ефективността с Click.ru

Проследяващите време са само един от начините за повишаване на бизнес ефективността. Ако имате рекламна агенция, свържете се с партньорската програма Click.ru.

Какво дава:

• компенсация в размер до 12% от клиентските разходи за контекстна реклама и до 18% - за таргетирана реклама;
• единен пакет документи за затваряне за всички рекламни системи;
• един рекламен акаунт - всички акаунти на един екран;
• бързи изплащания - без ограничения за тегления;
• инструменти за автоматизиране и оптимизиране на рекламата, които ви позволяват да спестите до 30% от рекламния си бюджет.